[방송통신대 컴퓨터과학과] 신편입생/재학생 학교 메일 서비스 : 기본 지메일 사용 방법

 정보

• 업무명     : 신편입생/재학생 학교 메일 서비스 : 기본 지메일 사용 방법

• 작성자     : 이상호

• 작성일     : 2021-01-20

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 내용

[개요]

• 안녕하세요? 기상 연구 및 웹 개발을 담당하고 있는 해솔입니다.

• 한국방송통신대학교에서 신편입생 및 재학생에게 발급하는 계정에 대한 다양한 서비스를 제공합니다.

• 즉 한국방송통신대학교의 구성원(학부와 대학원, 프라임칼리지의 학위과정, 교직원 및 교원)들에게 제공하는 무제한 용량의 지메일 계정입니다. 이는 재학 중뿐만 아니라 휴학, 졸업 이후에도 평생 사용 가능합니다.

• 무엇보다도 개인용 클라우드인 구글 드라이브(Drive) 및 구글 포토 (Google Photo 또는 사진)를 사용할 수 있습니다.

• 또한 해당 계정을 이용하여 마이크로소프트 (Microsoft) 공식 홈페이지에 등록하시면 Office 365를 무상으로 사용하실 수 있습니다. 이러한  Office 365는 PC와 노트북(Mac과 Macbook을 포함)을 포함해서 모두 5개의 기기에,
  Tablet PC(iPad를 포함)나 Chromebook을 포함한 휴대용 기기에 모두 5개, 그리고 스마트폰(Android및 iPhone)에 모두 5개까지, 총 15개를 설치하실 수 있고 사용료를 별도로 내지 않습니다.

• 또한 마이크로소프트에서 학생으로 등록한 경우 Windows 10 Education 라이센스을 1개 무상으로 설치하고 사용하실 수 있습니다.
  

• 오늘 포스팅은 기본 지메일 사용 방법을 소개합니다.

 

 

 기본 지메일 사용 방법

[메일 읽기]

 

 

 

 

 

[메일 쓰기]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

[파일 첨부]

 

 

 

 

 

 

 

 

[File을 끌어서 놓는 방법으로 첨부하는 방법]

 

[드라이브에서 File을 선택해서 첨부하는 방법]

• 메일에서 첨부할 수 있는 파일의 용량은 상당히 중요한 문제이다. 용량이 큰 파일을 다른 사람에게 보내기  위해서 별도의 웹 하드(Web Hard) 등을 사용하는 경우도 있다.

• 메일에서 파일을 첨부하는 방식은 크게 두 종류로 나뉜다. 하나는 메일에 직접 파일을 붙여서(attach) 보내는  방식으로 ‘파일 첨부’의 형식을 사용하는 방법이다. 이 방법은 실제로 MIME (Multipurpose Internet Mail  Extensions)이라고 부르는 별도의 프로토콜을 사용해서 파일을 붙이는 방식이다. 이 경우는 보통 첨부할 수  있는 파일의 크기가 메일러(Mailer)마다 정해져 있는 경우가 대부분이다.

• 두 번째 방식은 MIME을 통해 붙일 수 있는 파일의 용량을 초과했을 때 주로 사용되는 방식으로, 웹 하드 등  에 파일을 업로드(upload)하고 이 파일의 주소(URL)를 링크(link)를 통해 전달하는 방식이다. 이 방식으로 메  일을 받으면 링크를 클릭해서 다운로드(download)하게 된다. 단 웹 하드를 운영하는 회사의 정책에 따라 일  정 기간 동안만 다운로드가 가능한 경우와 같이 제약을 가질 때가 많다.

• 구글 메일은 보내는 메일의 첨부 파일 크기는 25MB까지(파일의 개수와 상관없이)이고, 받는 메일의 첨부파  일 크기는 50MB까지이다. 다만, 드라이브에 파일을 업로드하고 이를 링크를 통해 전달할 때는 5TB 용량까지  전달이 가능하다.

• 구글 메일의 경우는 개인 단위로 드라이브 용량이 부여되기 때문에 대용량 파일(25MB 이상)을 첨부하게 되  면 자동으로 사용자의 드라이브에 업로드하고 링크를 첨부해주는 방식으로 메일이 전달된다. 드라이브를 통  한 파일 첨부는 구글 드라이브 사용법에서 다시 한 번 다루기로 한다.

• 우리대학 메일은 용량이 무제한, 따라서 구글 드라이브 역시 무제한이며 다운로드 기간을 별도로 한정하지  않는 특성을 가진다. 메일을 삭제하지 않았으면 언제든지 다시 다운로드 할 수 있다는 것이다.

 

[사진 삽입]

 

 

[메일 읽기]

• 구글 메일의 기본적인 특징은 주고받은 메일들을 동일한 주제(메일 제목) 단위로 묶어주는 것이  다. 앞서 본 바와 같이 한 번 보낸 메일에 응답하고 또 그 메일에 회신하는 경우에, 주고받은 내  용이 최초의 메일 제목에 해당되는 내용을 기준으로 연결되어 있기 때문이다.

• 일반적인 포털에서 제공되는 메일의 경우는 보낸 메일에 대해 회신하는 경우에 회신된 메일의  제목 앞에 ‘Re:’를 붙여서 보내는 구조를 가진다. 최초 보낸 메일 제목이 ‘메일보내기 테스트입니다.’였다면, 회신하는 메일은 제목이 자동으로 ‘Re: 메일보내기 테스트입니다.’로 설정된다는 것이다. 

• 실제로 사용해보면 이렇게 하나의 주제(메일 제목)에 대해 묶어주는 방식이 상당히 편리하다는  것을 알게 된다. 그러나 이 방식에 익숙하지 않는 사용자들이 당황스럽게 생각하는 경우가 있다. 

• 만약 이렇게 하나의 주제를 기준으로 묶여지는 것이 불편하다면 메일의 환경 설정 부분의 ‘기본 설정’영역에서 ‘대화형식으로 보기’ 옵션을 선택 해제하는 방법으로 메일이 들어온 순서대로 나  타나 보이게 할 수 있다. 

• 어떤 방식으로 사용할 지에 대한 부분은 순전히 사용자 개인의 취향에 해당되는 영역이라 할 수 있고, 자신이 원하는 형식으로 바꾸어 사용하면 충분하다. 

 

 

 

[스팸 설정 및 스팸 차단 해제 방법]

• 학교 메일계정을 사용하면 근원적으로 스팸 차단 기능이 탁월함을 느낄 수 있다. 통상 스팸으로  분류되는 저급한 메일들은 아예 걸러져서 전달되지 않기 때문에 스팸이 침투할 가능성은 거의  없다.

• 다만 일상적으로 주고받은 메일이라도 메일 제목이나 내용 중에 아주 민감한 단어 등이 포함되어 있으면 이를 스팸으로 자동 분류해 버리는 경우가 발생될 때가 있다. 따라서 주기적으로 스팸  함을 열어보는 방법을 통해서 정상적으로 수신되어야 하는 메일들이 스팸으로 분류된 경우에 사  용자가 이를 스팸 해제 시켜서 정상 수신되도록 할 필요가 있다.

• 이는 구글 메일 서버를 통해 자동으로 스팸을 분류하는 과정에서 금칙어에 해당되는 단어나 문장 등이 발견되는 경우에 주로 발생되는데, 그 비중은 그리 높지 않은 편이다. 그러나 중요한 메  일이 스팸으로 분류되어버려서 사용자가 이를 확인하지 못하는 경우가 종종 발생된다.

• 이런 문제를 해결하기 위해서는 가능한 메일의 환경 설정 영역의 ‘라벨’ 메뉴를 통해서 어느 정도 해결할 수가 있다.

• 설정의 ‘라벨’ 메뉴에서 ‘스팸함’은 ‘숨기기’가 기본값(default value)으로 설정되어 있기 때문에 일  상적인 메일 사용 환경에서는 이를 확인하지 못하는 경우가 발생된다. ‘라벨’ 메뉴에서 ‘스팸함’을 ‘표시’로 설정하고 늘 보이게끔 하거나 ‘스팸함’을 ‘읽지 않은 대화가 있으면 표시’로 설정해 둘  것을 권한다. 이렇게 설정되면 스팸함에 새로운 메일이 들어오게 되면 메일 좌측에 ‘스팸함

• (1)‘ 등과 같이 표현되기 때문에 스팸함에 새로운 메일이 들어왔음을 쉽게 알 수 있다.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

[많은 메일들 중에서 자신이 원하는 메일을 찾아내는 방법]

• 이처럼 구글 메일은 발신자 이름이나 메일 제목 등에 포함되는 키워드들을 기준으로 검색이 쉬울 뿐 아니라, 메일의 본문 내용 중에서도 키워드가 포함된 것은 모두 다 검색해서 찾아준다.

• 우리 대학 메일 계정은 무제한 용량을 갖기 때문에 받은 메일들을 삭제하지 않고도 오랜 기간 사용하게 된다. 그렇게 사용하는 경우에 몇 달만 지나도 엄청난 메일들이 쌓이게 되는데, 이런 경  우에 특정 메일을 찾아보기에 아주 유용한 방법이 바로 메일 검색 기능이다.

• 검색용으로 사용할 수 있는 키워드로는 단어 뿐 아니라, 무장도 사용할 수 있으며, 키워드가 구체적일수록 보다 더 정확한 메일을 찾을 수 있게 해 준다.

• 사용자가 어렴풋이 기억하고 있는 메일에 대해서 보낸 사람 이름으로, 혹은 메일의 제목에 포함되어 있던 단어나 문장 등을 기준으로 메일을 찾을 수 있다는 것은 상당히 유용한 기능이다.

• 메일 본문 내용 중에 포함된 문장 하나를 기억한다면, 혹은 중요한 키워드만이라도 기억한다면 검색 기능을 활용해서 수 많은 메일들 중에서 자신이 원하는 메일을 손쉽게 찾아 볼 수 있다는 점은 상당히 매력적인 부분이다.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 참고 문헌

[논문]

• 한국방송통신대학교 학교 메일 계정 (KNOU G-Suite Account) 발급 안내 및 사용법 매뉴얼. (2021). "기본 메일 사용법 안내", sites.google.com/a/mba.knou.ac.kr/manuals/home

[보고서]

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[URL]

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 문의사항

[기상학/프로그래밍 언어]

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[해양학/천문학/빅데이터]

• saimang0804@gmail.com